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La realidad de la factura electrónica en Colombia

Comisión de: 
Documentación y facturación electrónica

Definida la obligatoriedad de la Factura Electrónica en Colombia, el Gobierno ha establecido que los grandes contribuyentes tendrán que hacerlo entre junio y septiembre del 2018 y las demás empresas, gradualmente, a partir del 1 de enero del 2019, cuando sean responsables de declarar y pagar IVA e impuestos al consumo. 

Este documento, fundamental para el desarrollo del comercio electrónico, mejorará las condiciones de productividad, competitividad y eficiencia de organizaciones públicas y privadas, por ejemplo, en temas operativos se pronostican grandes ahorros en impresión, logística, archivo de documentos, además de la posibilidad de estandarizar el intercambio de datos entre las empresas.

La factura electrónica es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios a través de sistemas computacionales o soluciones informáticas, por medio de los cuales, sus procesos de expedición, recibo, rechazo y conservación, y verificación de la identidad se realizan a través de medios electrónicos. La Factura Electrónica tiene los mismos efectos que la factura expedida en papel, sólo que se expiden y se reciben en formato electrónico.

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Es imperativo, aclarar que la factura electrónica no es lo mismo que la factura digital. La primera se caracteriza por tener ciertos elementos (como la firma electrónica, el CUFE, el formato XML) que garantizan 3 principios del documento: la autenticidad, la integridad y la disponibilidad. Por otro lado, la segunda es una representación gráfica, normalmente un pdf. La firma electrónica o digital permite verificar la autenticidad e integridad de este documento electrónico. 

En el desarrollo de la factura electrónica, es esencial el papel de los Proveedores Tecnológicos autorizados por la DIAN. La habilitación de los proveedores tecnológicos, por parte de la DIAN, ha estado precedida del cumplimiento de exigentes requisitos técnicos, económicos y operacionales.  

Los Proveedores Tecnológicos de las facturas electrónicas son actores primordiales en la transformación digital de las empresas, su aporte radica en facilitar y mejorar los procesos de negocio, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de sus clientes; quienes a su vez deben tener claro que la implementación de la factura electrónica no es un proyecto meramente técnico, también es contable y legal y, transversal en cualquier compañía.

Proceso facturación electrónica

Las empresas, que en adelante facturarán electrónicamente, deben tener claro los siguientes aspectos:

• Una de las principales ventajas del proceso de facturación electrónica corresponde a que las empresas no tendrían que cambiar sus plataformas tecnológicas dado que los Proveedores Tecnológicos autorizados por la DIAN prestan el servicio de emisión y recepción de facturas.

• La Factura electrónica debe ser implementada por las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y que sean seleccionadas por la DIAN para expedirla (obligados). Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y no son seleccionadas por la DIAN pueden facturar electrónicamente de manera voluntaria (voluntarios); y las personas que, no siendo obligadas a facturar, también pueden optar por expedir factura electrónica (voluntarios).

• Para implementar la factura electrónica se deberán desarrollar los siguientes pasos: 1. Surtir el procedimiento de habilitación en la DIAN, lo que se podrá realizar utilizando un Proveedor Tecnológico, y 2. Llevar a cabo las actividades que se estimen convenientes para diseñar, construir o adquirir la solución tecnológica (medios propios) o a través de un Proveedor Tecnológico.

• A la fecha de publicación de este artículo, se han autorizado por la DIAN 55 Proveedores Tecnológicos, que cuentan con sistema de gestión y seguridad de la información, patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT, y activos fijos mayores a 10.000 UVT, y han cumplido con todas las condiciones tecnológicas definidas por la DIAN.

• En la actualidad, sólo existen Proveedores Tecnológicos y aún no se ha definido por parte de la DIAN la intervención de proveedores autorizados de validación, por lo que ningún Proveedor Tecnológico ostenta la condición de proveedor autorizado de validación. Si bien Colombia ha seguido de cerca el modelo mexicano de facturación electrónica, no se puede señalar que cuente con Proveedores de Validación. 

Lea:

Los Proveedores Tecnológicos afiliados a la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE) conscientes de su papel, han venido sugiriendo las siguientes líneas de acción en el despliegue de la factura electrónica en Colombia:

1. Coordinación interinstitucional: Es necesario fortalecer la coordinación entre la DIAN y las demás autoridades públicas que intervienen en el desarrollo de la factura electrónica (Como es el caso del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo -en el desarrollo de la factura electrónica como título valor-, el Ministerio de Salud -en el desarrollo de las glosas en el proceso de facturación del sector salud-). También destaca el caso de aquellas facturas que se adjuntan al envío de la mercancía. Entre otros.

2. Interoperabilidad: Es la aptitud de los sistemas y aplicaciones, basados en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y los procesos que estos soportan, para intercambiar información y brindar la posibilidad de utilizar mutuamente la información intercambiada. Para el caso de redes de telecomunicaciones, la interoperabilidad es inherente a la interconexión de las mismas. En materia de factura electrónica se deben establecer unos requisitos mínimos que permitan la interacción de los sistemas de factura electrónica, de tal manera que los Clientes no se vean afectados por recibir facturas o documentos de distintos Proveedores Tecnológicos. 

La CCCE a través de la participación de los equipos técnicos y funcionales de afiliados que voluntariamente han colaborado, ha sido un facilitador para la gestión de un modelo de interoperabilidad de orden tecnológico, concebido bajo estándares abiertos de mercado y estructurado para que no tenga costo para quienes se quieran adherir, sean miembros o no del Gremio, buscando con esta iniciativa apoyar y facilitar el proceso de masificación adelantado por la DIAN. Este modelo se espera esté operativo entre los contribuyentes que quieran participar, en muy poco tiempo. 

Finalmente, la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, consciente de su papel gremial como articuladora y representante de los intereses de sus afiliados con los diferentes estamentos estatales, ha promovido el desarrollo de un Código de Buenas Prácticas para los Proveedores Tecnológicos afiliados a la CCCE que permita definir las condiciones idóneas que estos deben emplear, con la finalidad de propender por las buenas prácticas comerciales y actuar en función de los facturadores electrónicos y sus usuarios finales. 

“Desde la CCCE, en el marco de su rol como vocera de sus agremiados y promoviendo un entorno favorable para el sector, estaremos prestos a proveer información veraz y objetiva sobre la masificación de la factura electrónica en Colombia generada por las decisiones del Gobierno Nacional“, asegura Victoria Virviescas, Presidente Ejecutiva del Gremio.

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