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El proceso de recepción de facturas en las empresas hoy enfrenta el gran desafío de cambiar del papel a lo electrónico. Las ventanillas de radicación de facturas y horarios de radicación son temas del pasado que se deberán dejar gradualmente con la factura electrónica.

En la etapa que estamos pasando se evidencia la necesidad de no hacer más uso del papel, que por cierto es un medio de contagio de Covid-19. Además, en el país hay 6 millones de personas laborando desde casa, de acuerdo con las estimaciones del Ministerio de Trabajo. El 57% de las compañías tiene el 80% de su estructura trabajando en forma remota, lo que está demorando los procesos de radicación, respuesta y pago a proveedores.

Una de las grandes alternativas de solución es la contabilización automática de facturas de proveedores de eBill Receptor que permite: 1. Recibir la factura electrónica desde un buzón de correo electrónico (el .ZIP adjunto que contiene XML, PDF y ZIP con anexos), 2. Validación automática, 3. Registro en el ERP.

Receptores de grandes volúmenes de facturas ven en esta solución una respuesta a sus necesidades más inmediatas y a la inminente masificación del factoring electrónico (decreto 1154 de 2020 de Presidencia de la República), para que adquirentes se enteren de todos los endosos de facturas electrónicas de sus proveedores o tener incluso descuentos por pronto pago a través de Confirming electrónico. Empresas como Conconcreto, Alkosto, Amarilo, Sodexo, Cemex, Manuelita, entre otras, ya implementaron la recepción avanzada de facturas electrónicas y continúan adelantando sus procesos rápidamente con la integración de de flujos de trabajo para su gestión de documentos.

Carlos Ferney Moya, gerente de contabilidad de Groupe Renault Sofasa da su opinión sobre el tema: “En cuanto a las ventajas, pienso que está la utilización de nuevas herramientas tecnológicas, estandarización de procesos, eliminación de flujos físicos de información, velocidad en procesos de aprobación, autogestión para proveedores, trazabilidad de la información, avisos, contacto permanente con el proveedor y por supuesto lo que estamos creando, automatización de registro de facturas con la eliminación del esfuerzo que implica dicha operatividad”.

Las nuevas tecnologías siempre implican un proceso de transición y en este proceso es necesario adoptar estándares que permitan la interoperabilidad y que todos los proveedores tecnológicos se adapten a esta medida, así como los adquirentes que logren establecer controles alternos en este periodo para asegurar la continuidad de la operación.
FyM Technology empresa con más de 10 años de experiencia en facturación electrónica en Colombia, cuenta con eBill Receptor que garantiza interoperabilidad con todos proveedores tecnológicos (PTs), que cumplan características de la resolución 042 de 2020, hoy valida miles de facturas mensualmente y ha recibido facturas electrónicas en interoperabilidad de casi el 90% de los PTs autorizados por la DIAN. Para más información consulte: https://facturaenlinea.co/ebillreceptor/